Welche Aufgaben übernimmt eine WEG-Verwaltung?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft braucht geordnete Finanzen, nachvollziehbare Entscheidungen und eine zuverlässige Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums. Die WEG-Verwaltung übernimmt dafür organisatorische und kaufmännische Aufgaben. Welche Entscheidungen sie selbst treffen darf und wann die Eigentümer gefragt sind, ist für eine gute Zusammenarbeit wesentlich.

Gemeinschaft und Verwaltung haben unterschiedliche Rollen

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt nach § 18 WEG der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Eigentümer entscheiden über wesentliche Fragen der Verwaltung durch Beschlüsse, soweit keine andere Regelung besteht. § 19 WEG nennt dazu unter anderem die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, angemessene Versicherungen und eine angemessene Erhaltungsrücklage.

Die bestellte Verwaltung organisiert die laufende Betreuung und arbeitet innerhalb ihrer gesetzlichen und beschlossenen Befugnisse. § 27 WEG umfasst insbesondere Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie notwendige Maßnahmen zum Schutz vor Nachteilen oder zur Fristwahrung. Die Eigentümer können diese Rechte und Pflichten durch Beschluss verändern.

Deshalb sollte eine Verwaltung weder für jede kleine Alltagshandlung einen neuen Beschluss benötigen noch große Maßnahmen ohne passende Grundlage versprechen. Klare Beschlüsse, ein verständlicher Verwaltervertrag und nachvollziehbare Zuständigkeiten erleichtern die Zusammenarbeit.

1. Finanzen und Abrechnungen organisieren

Zu den kaufmännischen Aufgaben gehört, Zahlungen und Belege der Gemeinschaft geordnet zu erfassen, den Zahlungsverkehr im vorgesehenen Rahmen zu bearbeiten und offene Vorgänge im Blick zu behalten. Eigentümer sollten nachvollziehen können, welche Zahlen die Verwaltung zugrunde legt und welche Fragen noch zu klären sind.

Für jedes Kalenderjahr erstellt die Verwaltung den Wirtschaftsplan. Nach Ablauf des Jahres bereitet sie die Jahresabrechnung vor. Die Eigentümer beschließen auf dieser Grundlage über Vorschüsse beziehungsweise Nachschüsse oder die Anpassung beschlossener Vorschüsse. § 28 WEG sieht außerdem einen jährlichen Vermögensbericht vor, der jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist.

Die laufenden Zahlungen der Eigentümer, Rücklagen und die Vergütung der Verwaltung sind unterschiedliche Positionen. Welche Leistungen die Grundvergütung umfasst und welche zusätzlichen Kosten vereinbart werden können, sollten Eigentümer gesondert im Angebot prüfen. Unser Ratgeber zu den Kosten einer Hausverwaltung enthält dafür eine Vergleichscheckliste.

2. Eigentümerversammlungen und Beschlüsse betreuen

Die Verwaltung beruft die Eigentümerversammlung nach § 24 WEG mindestens einmal im Jahr ein. Zur Vorbereitung gehören die Abstimmung anstehender Themen und die Bereitstellung der benötigten Entscheidungsgrundlagen. Die Einladung muss die geltenden Anforderungen erfüllen. Für die Einberufung ist grundsätzlich eine Frist von mindestens drei Wochen vorgesehen, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt.

Über Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Außerdem ist eine Beschlusssammlung zu führen. Im Anschluss sollten Eigentümer erkennen können, welche Aufgaben aus einem Beschluss folgen, wer zuständig ist und welcher Bearbeitungsstand besteht. Ob einzelne Maßnahmen bereits beauftragt werden dürfen, hängt von den jeweiligen Befugnissen und Beschlüssen ab.

3. Die Erhaltung des Gebäudes koordinieren

Schadensmeldungen, Wartungstermine und anstehende Reparaturen müssen erfasst und eingeordnet werden. Die Verwaltung stimmt erforderliche Schritte innerhalb ihrer Befugnisse ab, koordiniert Dienstleister und bereitet bei größeren Vorhaben die Entscheidungen der Gemeinschaft vor. Bereits beauftragte Arbeiten und offene Rückfragen gehören in eine nachvollziehbare Übersicht.

Die organisatorische Betreuung ersetzt keine notwendige Fachplanung, technische Begutachtung oder rechtliche Beratung. Bei größeren Bauvorhaben sollten Auftrag, Verantwortlichkeiten, Kostenrahmen und mögliche gesonderte Verwaltungsleistungen deshalb ausdrücklich geregelt sein. Eigentümer können so zwischen Verwaltungstätigkeit und externen Fachleistungen unterscheiden.

4. Unterlagen und Kommunikation zugänglich halten

Verträge, Rechnungen, Versammlungsunterlagen und Beschlüsse sollten geordnet verfügbar sein. § 18 Absatz 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen gegenüber der Gemeinschaft. Wie die Einsicht praktisch organisiert wird, sollte mit der Verwaltung abgestimmt werden.

Ein digitales Eigentümerportal kann den Zugang zu Dokumenten und Bearbeitungsständen erleichtern. Es ersetzt jedoch keine klaren Zuständigkeiten. Fragen Sie, wer Ihr Anliegen übernimmt, welche Meldewege für Schäden vorgesehen sind und wie Vertretungen organisiert werden. Wiederkehrende Kommunikationsprobleme sollten Sie dokumentieren. Dazu finden Sie konkrete Schritte im Beitrag Hausverwaltung meldet sich nicht.

Was die WEG-Verwaltung nicht automatisch umfasst

Die Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums ist von der Verwaltung einzelner Mietverhältnisse zu unterscheiden. Mietersuche, Mietinkasso oder die Kommunikation mit einem Mieter sind nicht allein deshalb Bestandteil der WEG-Verwaltung, weil die Wohnung zu einer Gemeinschaft gehört. Für private Vermieter kann eine gesondert vereinbarte Mietverwaltung passen.

Auch individuelle Steuerfragen und die persönliche Rechtsberatung eines Eigentümers gehören nicht automatisch zum Verwaltungsauftrag. Halten Sie daher vor der Beauftragung fest, welche Leistungen für die Gemeinschaft und welche gegebenenfalls zusätzlich für einzelne Eigentümer erbracht werden sollen.

Die Zusammenarbeit mit ImmoGrid besprechen

Bei unserer WEG-Verwaltung verbinden wir persönliche Ansprechpartner mit digital organisierten Abläufen. Welche Betreuung Ihr Gebäude benötigt, klären wir vor der Beauftragung. Wenn Sie eine neue Verwaltung suchen, hilft unser Leitfaden Hausverwaltung wechseln bei den nächsten Schritten. Erstgespräch für Ihre Gemeinschaft anfragen.

Gesetzliche Grundlagen

Die folgenden Regelungen bilden den allgemeinen rechtlichen Rahmen. Der konkrete Leistungsumfang und die Befugnisse sind zusätzlich anhand der Beschlüsse und des Vertrags zu prüfen.

• § 18 WEG: Verwaltung, Benutzung und Einsicht

• § 19 WEG: Verwaltung durch Beschluss

• § 24 WEG: Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung

• § 27 WEG: Aufgaben und Befugnisse

• § 28 WEG: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht