Hausverwaltung meldet sich nicht. Was können Eigentümer tun?

Eine unbeantwortete Nachricht kann im Alltag vorkommen. Bleiben wichtige Anliegen jedoch wiederholt liegen, brauchen Eigentümer einen nachvollziehbaren nächsten Schritt. Entscheidend sind zunächst das konkrete Problem, seine Dringlichkeit und die bisherige Kommunikation. Dieser Beitrag hilft Ihnen, den Sachstand zu ordnen und das weitere Vorgehen mit der Gemeinschaft vorzubereiten.

1. Das Anliegen und den Kontaktweg prüfen

Schauen Sie nach, ob für Schadensmeldungen, Abrechnungsfragen oder allgemeine Anliegen unterschiedliche Kanäle vorgesehen sind. Eine Nachricht an ein unbetreutes Postfach erreicht möglicherweise nicht die zuständige Person. Prüfen Sie auch Hinweise zu Bürozeiten, Vertretungen und einem vorhandenen Eigentümerportal.

Formulieren Sie möglichst ein konkretes Anliegen pro Nachricht. Nennen Sie Objekt, betroffenen Bereich, Zeitpunkt und Ihre Frage. Bei einem Schaden helfen aussagekräftige Fotos. Bei einer fehlenden Abrechnung sollten Sie das betreffende Jahr und bereits vorliegende Unterlagen benennen. Sensible Dokumente gehören in den dafür vereinbarten sicheren Übermittlungsweg.

2. Den bisherigen Verlauf dokumentieren

Eine kurze Übersicht ist hilfreicher als eine lange Sammlung ungeordneter E-Mails. Notieren Sie Datum, Kontaktkanal, Ansprechpartner und Inhalt jeder Meldung. Ergänzen Sie, welche Rückmeldung oder Zusage Sie erhalten haben. Bewahren Sie die dazugehörigen Nachrichten auf.

Bitten Sie bei einer erneuten Nachfrage um eine Eingangsbestätigung, eine zuständige Person und einen voraussichtlichen Bearbeitungsstand. Setzen Sie bei Bedarf eine zum konkreten Anliegen passende Frist. Eine allgemeine Frist, die für jede Schadensmeldung und jede Abrechnungsfrage gleichermaßen richtig wäre, gibt es dafür nicht. Bei rechtlichen Schritten oder drohenden Fristabläufen sollten Sie die Anforderungen individuell prüfen lassen.

3. Bei akuter Gefahr anders handeln

Bei einer unmittelbaren Gefahr für Menschen oder das Gebäude darf die reguläre E-Mail-Bearbeitung nicht der einzige Kontaktversuch bleiben. Nutzen Sie vorhandene Notfallnummern und verständigen Sie bei einer tatsächlichen Gefahrenlage die zuständigen Rettungs- oder Gefahrenabwehrstellen. Bringen Sie sich dabei nicht selbst in Gefahr.

Für unmittelbar drohende Schäden am Gemeinschaftseigentum enthält § 18 Absatz 3 WEG eine besondere Regelung. Welche Maßnahme erforderlich und zulässig ist und wer Kosten trägt, hängt vom Einzelfall ab. Leiten Sie daraus keine pauschale Erlaubnis für beliebige Reparaturaufträge ab. Dokumentieren Sie die Situation und informieren Sie die Verwaltung über bereits veranlasste Schritte.

4. Beirat und Gemeinschaft einbeziehen

Wenn sich Probleme wiederholen, besprechen Sie Ihre dokumentierte Übersicht mit dem Verwaltungsbeirat, sofern ein Beirat bestellt ist. Fragen Sie, ob andere Eigentümer vergleichbare Erfahrungen haben. Eine gemeinsame, sachliche Anfrage kann Zuständigkeiten und offene Punkte besser klären.

Nach § 18 WEG können Eigentümer von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung und Einsicht in Verwaltungsunterlagen verlangen. Das ist bei der Wahl des richtigen Ansprechpartners zu berücksichtigen. Welche Aufgaben eine Verwaltung typischerweise übernimmt, erläutert unser Beitrag zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung.

Eine Eigentümerversammlung kann ein geeigneter Ort sein, um wiederkehrende Probleme und das weitere Vorgehen zu besprechen. § 24 Absatz 2 WEG sieht unter bestimmten Voraussetzungen ein Einberufungsverlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer vor. Zweck und Gründe müssen dabei in Textform angegeben werden. Bestehende Vereinbarungen und die konkrete Situation sind mit zu prüfen.

5. Einen möglichen Verwalterwechsel vorbereiten

Fehlende Erreichbarkeit allein beantwortet noch nicht jede Frage zu einer neuen Verwaltung. Halten Sie fest, was sich künftig konkret ändern soll. Dazu können klare Meldewege, ein fester Ansprechpartner, nachvollziehbare Bearbeitungsstände und ein geordneter Zugang zu Dokumenten gehören.

Ein einzelner Eigentümer kann die WEG-Verwaltung nicht allein austauschen. Bestellung und Abberufung sind Entscheidungen der Wohnungseigentümer. Außerdem sind die Bestellung und der Verwaltervertrag getrennt zu betrachten. Nach § 26 WEG ist eine Abberufung jederzeit möglich; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach. Beschlüsse, Vertrag und Beginn einer neuen Betreuung müssen zusammenpassen.

Unser Leitfaden Hausverwaltung wechseln erklärt die Vorbereitung und die Unterlagen für eine Übergabe. Beim Vergleich neuer Angebote hilft zusätzlich unser Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung.

Was gilt für private Vermieter und Mieter?

Bei einer beauftragten Mietverwaltung richten sich die Zusammenarbeit und das Vertragsende nach dem vereinbarten Leistungsumfang und den geltenden Regeln. Dokumentieren Sie auch hier offene Anliegen und prüfen Sie den Vertrag. Mieter sollten Mängel und dringende Anliegen ihrem Vermieter beziehungsweise dem dafür benannten Ansprechpartner melden. Die WEG-Verwaltung ist nicht automatisch ihr Vertragspartner.

Mit ImmoGrid die künftige Betreuung besprechen

Sie möchten die WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung neu organisieren? Nennen Sie uns Standort, Anzahl der Einheiten und die offenen Themen. Im Erstgespräch klären wir, welche Betreuung zu Ihrem Objekt passt. Unverbindliches Erstgespräch anfragen.

Gesetzliche Grundlagen

Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung. Eine rechtliche Prüfung eines konkreten Konflikts ersetzt er nicht.

• § 18 WEG: Verwaltung und Benutzung

• § 24 WEG: Einberufung der Eigentümerversammlung

• § 26 WEG: Bestellung und Abberufung

• § 536c BGB: Mängelanzeige durch Mieter