Was kostet eine Hausverwaltung? Angebote richtig vergleichen.

Ein monatlicher Betrag allein sagt wenig darüber aus, ob ein Verwaltungsangebot zu Ihrem Gebäude passt. Dafür müssen die enthaltenen Aufgaben, mögliche Zusatzvergütungen und der tatsächliche Betreuungsbedarf vergleichbar sein. Dieser Ratgeber zeigt, welche Angaben Sie für ein Angebot vorbereiten und wie Sie mehrere Angebote sachlich gegenüberstellen.

Zuerst die Verwaltungsart klären

Bei einer WEG-Verwaltung steht das gemeinschaftliche Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft im Mittelpunkt. Dazu gehören beispielsweise die kaufmännische Organisation, die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen und die Umsetzung gefasster Beschlüsse. Welche Aufgaben dazugehören, erläutert unser Beitrag zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung.

Eine Mietverwaltung betrifft dagegen die Betreuung vermieteter Wohnungen oder Gebäude für den Vermieter. Hier können etwa Mieterkommunikation, Mietinkasso oder Betriebskostenabrechnungen zum vereinbarten Umfang gehören. Die Verwaltung einer vermieteten Eigentumswohnung kann deshalb Aufgaben enthalten, die von der WEG-Verwaltung nicht abgedeckt werden.

Vergleichen Sie Angebote zunächst innerhalb derselben Verwaltungsart. Lassen Sie sich erläutern, welche Tätigkeiten für die Gemeinschaft und welche für einen einzelnen Vermieter erbracht werden. So vermeiden Sie, dieselbe Aufgabe irrtümlich als enthalten anzunehmen.

Welche Angaben braucht eine Verwaltung für ein Angebot?

Der Betreuungsaufwand hängt vom Objekt und dem gewünschten Leistungsumfang ab. Eine kleine Gemeinschaft mit laufenden Sanierungsmaßnahmen kann andere Anforderungen haben als ein größeres Gebäude mit geordneten Unterlagen und wenig offenen Vorgängen. Stellen Sie den angefragten Verwaltungen deshalb dieselben Informationen zur Verfügung.

• Standort und Art des Gebäudes sowie Anzahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten.

• Gewünschte Verwaltungsart und vorgesehener Beginn der Betreuung.

• Technische Besonderheiten, vorhandene Anlagen und laufende Maßnahmen.

• Offene Schäden, Abrechnungen, Forderungen oder andere ungeklärte Vorgänge.

• Stand der Unterlagen und bisherige Organisation der Verwaltung.

• Gewünschte Objekttermine, Kommunikationswege und zusätzliche Aufgaben.

Verschweigen Sie bekannte Schwierigkeiten nicht. Je klarer der Ausgangsstand ist, desto besser lässt sich festlegen, was die laufende Betreuung umfasst und welche Aufarbeitung gesondert zu vereinbaren ist.

Grundvergütung und Zusatzleistungen trennen

Lassen Sie sich die laufende Grundvergütung und ihren Leistungsumfang schriftlich nennen. Prüfen Sie, auf welche Einheiten und welchen Zeitraum sich der Betrag bezieht. Wird pro Einheit und Monat gerechnet, sollten Sie daraus auch den Gesamtbetrag für die Gemeinschaft und das Jahr ableiten.

Entscheidend ist anschließend die Leistungsbeschreibung. Welche Versammlungen, Abrechnungen und regelmäßigen Aufgaben sind enthalten? Welche zusätzlichen Tätigkeiten können eine gesonderte Vergütung auslösen? Fragen Sie insbesondere nach der Betreuung größerer Maßnahmen, zusätzlicher Versammlungen, besonderer Bescheinigungen und der Aufarbeitung älterer Unterlagen. Ob dafür Zusatzkosten entstehen, muss sich aus dem konkreten Angebot und Vertrag ergeben.

Prüfen Sie bei Zusatzleistungen den Auslöser und die Berechnung. Ein Stundenhonorar ist nur dann gut einzuordnen, wenn Sie auch wissen, wann es angewendet wird, wer Leistungen beauftragt und wie der Aufwand nachgewiesen wird. Klären Sie ebenso, ob notwendige externe Leistungen gesondert beauftragt und berechnet werden.

Brutto, netto und den Vergleichszeitraum beachten

Vergewissern Sie sich, ob die angebotenen Beträge die gegebenenfalls anfallende Umsatzsteuer enthalten. Stellen Sie Bruttobeträge nicht ungeprüft Nettobeträgen gegenüber. Fragen Sie außerdem nach möglichen Auslagen, Fahrtkosten und anderen gesondert ausgewiesenen Positionen.

Vergleichen Sie die Kosten für denselben Zeitraum. Für das erste Jahr können Übergabe und Einarbeitung eine Rolle spielen; für die folgenden Jahre sind die laufenden Konditionen maßgeblich. Schauen Sie auch nach Regelungen zu Vergütungsanpassungen. Ein niedriger Einstiegspreis lässt ohne diese Angaben noch keinen verlässlichen Vergleich zu.

Die Übergabe beim Wechsel ausdrücklich ansprechen

Bei einem Verwalterwechsel sollten Zuständigkeiten für Unterlagen, Konten, Verträge und offene Vorgänge feststehen. Fragen Sie, ob eine gesonderte Vergütung für die Übernahme vereinbart werden soll und welche Aufgaben damit abgedeckt sind. Laufende Betreuung und Aufarbeitung früherer Jahre können unterschiedliche Leistungen sein.

Bei einer WEG müssen außerdem Bestellung, Abberufung und Verwaltervertrag zeitlich zusammenpassen. § 26 WEG unterscheidet diese Fragen. Eine Abberufung beendet nicht zwingend am selben Tag sämtliche vertraglichen Vergütungspflichten. Klären Sie deshalb auch mögliche zeitliche Überschneidungen mit der bisherigen Verwaltung. Unser Leitfaden Hausverwaltung wechseln hilft bei der Vorbereitung.

Ihre Checkliste für den Angebotsvergleich

• Beziehen sich die Angebote auf dieselben Objekte, Einheiten und Aufgaben?

• Ist der jährliche Gesamtbetrag einschließlich der angegebenen Steuer nachvollziehbar?

• Sind Grundvergütung und Zusatzleistungen klar beschrieben?

• Ist erkennbar, wann zusätzliche Vergütungen entstehen und wie sie berechnet werden?

• Sind Ansprechpartner, Vertretung und Meldewege verständlich erklärt?

• Sind Dokumentenzugang und regelmäßige Informationen geregelt?

• Sind Übernahme, offene Vorgänge und Vergütungsanpassungen besprochen?

Bitten Sie bei unklaren Punkten um eine schriftliche Erläuterung. Werten Sie neben der Vergütung auch die Verständlichkeit des Angebots und die vereinbarte Betreuung aus. Beides entscheidet darüber, ob Sie später Aufwand und Zuständigkeiten nachvollziehen können.

Erreichbarkeit gehört ebenfalls zum Vergleich der Betreuung. Wie Sie ausbleibende Rückmeldungen in einer bestehenden Zusammenarbeit einordnen können, lesen Sie im Beitrag Hausverwaltung meldet sich nicht.

Angebote für eine kleine WEG vergleichen

Bei wenigen Einheiten fallen viele Aufgaben trotzdem für das gesamte Haus an. Vergleichen Sie deshalb nicht nur einen Preis pro Wohnung. Halten Sie fest, welche laufenden Leistungen, Termine und einmaligen Aufgaben bei der Übernahme angeboten werden.

Klären Sie außerdem, wie Ihre Gemeinschaft Anliegen bündelt und wer Rückfragen beantwortet. Fragen Sie bei einem Angebot ausdrücklich nach enthaltenen Versammlungen, Zusatzleistungen, Übergabeaufwand und dem daraus entstehenden Gesamtpreis.

Warum kleine WEGs schwer einen Verwalter finden

Hausverwaltung für kleine WEGs bei ImmoGrid

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Weiterführende Grundlage

Zur Trennung von Bestellung, Abberufung und Vertragsende bei einer WEG siehe § 26 WEG. Die konkrete Vergütung und der Leistungsumfang ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot und Vertrag. Dieser Beitrag nennt keine allgemeinen Marktpreise.